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首 页 >> 综合办公室
  

综合办公室管理制度


    第一条  目的
为实现严谨、高效、文明、舒适的办公目标,进一步促进办公室管理的现代化、科学化、规范化,特制定本制度。
第二条  办公环境
    1、积极维护良好的办公环境是每位员工的职责与义务。
    2、工作人员均应将本人办公区物品按规定位置摆放整齐。
    3、公共区域及办公区域由专人负责保洁,员工注意保持个人办公区及公共区域的整洁。
    4、严禁在办公场所吸烟,危险品严禁带入办公区域。
    5、工作人员应注意环保和节约,尽量不使用一次性茶具。
    6、电话、灯光、传真机、复印机、空调机、电脑及其他办公设备应按规定使用。
    7、下班前工作人员均须关闭电脑后方可离开,最后离开公司的员工应确保门、窗、灯均关闭。
    8、严禁学生直接进入办公室复印、打印、接水等行为,影响正常办公秩序。
第三条 工作纪律
    1、工作人员应做好自己的本职工作,工作人员应准时出勤,不迟到,不早退。
    2、提倡讲普通话,语音清晰、语气诚恳、语速适中、语调平和。
    3、工作人员应精神饱满的投入工作,在办公室不可懒散,精神沮丧,无精打采。
    4、工作人员不应无故离岗、串岗,不得闲聊、吃零食、谈论与工作无关的问题。
    5、工作时应注意提高工作效率,尽量减少私人电话及聊天,严禁看与工作内容无关的书报杂志、玩电子游戏、上网聊天等。
    6、各部门的工作文件作废时,需做撕毁处理;办公电脑及重要电子文档需设置密码,做好保密工作。
    7、公司名片按固定格式统一印制。任何部门或个人不得擅自印刷或使用未经批准印刷的名片。
    8、严禁办公时间讲私人电话,接听电话要文明规范。如所找人未在办公室,距电话最近者应代接电话,并礼貌地询问对方姓名、单位、电话、事宜,并做书面记录以便转达。
第四条 本制度自下发之日起执行。
    第五条 本制度由行政部负责修正及解释。未尽事项参照公司下发的其他规章制度或办法执行。
 
印章管理制度
第一条 目的
    为了严格规范印章管理,使印章使用安全合法,确保公司利益不受侵犯,特制订本制度。
第二条  印章由公司统一保存及管理。公司各部门的印章使用均严格的按照审批流程进行申请、盖章及存档。
第三条 公章管理程序
    1、使用人填写《用印申请单》(附件1),按流程审批后方可使用。
2、呈报上级主管行政部门的,涉及公司资产、培训条件和培训情况等相关数据内容的,须经总经理签字审批。
3、 盖章原件应在盖章完毕立即交由档案室存档一份,交接时填写《用印接收单》(附件2),由接收人签字,确认签收。
4、《用印申请单》及用印复印件由公司行政处用印负责人统一存档并登录《用印记录表》(附件3),并于每月10日前将上月的《用印记录表》上报办公室统一汇总管理。
第四条 合同专用章管理程序  
1、使用合同专用章前,需将合同电子版发给公司律师审核,按照律师意见对合同进行修改,直至律师出具同意签订的书面意见。
    2、使用人填写《合同会签单》(附件4),后附正式的合同文本和律师意见,按照流程审批后,方可用印。
    3、合同原件应在盖章完毕立即交由公司档案室存档,交接时填写《合同接收单》(附件5),由接收人签字,确认签收。
    4、《合同会签单》及合同复印件由公司行政部用印负责人统一存档并登记《用印记录表》,并于每月10日前将上月的《用印记录表》上报综合办公室统一汇总管理。
 
办公设备及用品管理制度
第一条  目的
为了对总经理办公设备及办公用品进行有效地控制和管理,特制定本制度。
第二条  办公设备管理程序
    1、中心购买资产后综合办公室统一编号登记入库,并做好出入库管理。
    2、由财务审核、资产管理员的主管领导(行政处负责人)批准后,方可出库给各使用部门,由使用部门或使用人签字确认。
 3、使用后由相关维护人员定期进行维护和保养,为不影响各部门及教学培训使用,有问题及时修理,如属质量问题在保修期范围内的行政处资产管理员及时联系厂家维修;超过保修期的如维修人员无法修理,需请示中心领导审批后方可付费修理。
 4、每月30号做好本月《资产购置情况一览表》(附件6)
 5、在每年的年底配合资产部及财务做好资产盘点工作。
第三条  办公用品管理程序
 1、申请:
    每月25日征集各部门下月办公用品需求,各部门将所需要的办公用品填报《办公用品申请表》(附件7),报行政部。新入职员工领用统一标准的个人办公用品,其余人员每月领用执行标准和公司预算标准(特殊情况除外)。
 2、审批:
    由行政部办公用品管理负责人根据申请和预算,审核后统一填写购买申请,经总经理审批签字后方可购买。
 3、领用:
    办公用品由公司公用品供货商配送,货到后由行政部负责通知各部门按照《办公用品申请表》签字、确认、领取。
 4、打印及复印,做好纸张及打印内容登记,填写《打印纸使用登记表》(附件8)。
附件6:《资产购置情况一览表》
附件7:《办公用品申请表》
附件8:《打印纸使用登记表》。
 
职员宿舍管理制度
    第一条  目的
为了加强宿舍安全、文明管理,保持职员宿舍良好的卫生环境及公共秩序,使职员在清洁、宁静、安全、文明的生活环境中休息,特制定本制度。
    第二条  适用范围
    本制度适用公司全体职员。
第三条  管理规定
    1、根据公司安排接收入住者或者督促搬出者。
    2、宿舍公用设施的检查、保养和维修,落实防火安全措施。
    3、对宿舍进行日常清洁卫生的管理。
    4、公司教职员工入住时,将其详细有效的联系方式进行登记,以便部门、领导有事时联系。
    5、对入住的职员进行监督,督促其严格遵守宿舍管理制度。
    6、定期对宿舍内的物品、设施进行核查,若有问题,及时解决。
    7、对于职员不服从管理、破坏宿舍公物等一系列违反宿舍管理制度的行为及时向上级领导报告,请示意见。
    8、职员离职,应监督其在三日内搬离宿舍,并及时清点宿舍物品、设施,并收回宿舍钥匙。
    9、宿舍发生的特殊事件须及时向领导报告,请示意见。
第四条  申请条件:
       申请人应为我公司职员,且已经办理相关入职手续。
       申请人在公司周边无适当住所,上班交通不便。
       申请人身体健康,无传染病和不良嗜好。
       申请人承诺严格遵守本管理制度。
第五条  住宿程序
    1、申请人应首先向所在部门领导提出申请,征得同意。
    2、申请人在部门领导同意后,向行政处提出正式申请,并填写《职员住宿申请审批表》(附件9),得到批准后报公司领导审批。
    3、公司领导同意后,申请人凭《职员宿舍入住通知单》(附件10)在宿舍管理员处办理入住手续,登记后可以入住。
第六条  住宿规定
    1、严格遵守中心宿舍管理制度,服从宿舍管理员的管理和监督。
    2、爱护宿舍公共财物,做到:设施、物品、电器责任到人,如因保管不善或人为损坏、丢失应照价赔偿。
    3、离开宿舍时,检查电源是否关好,避免不必要的浪费和造成的危险性;
    4、出入宿舍应锁好门窗,贵重物品最好随身携带,做好防盗工作。
    5、宿舍内物品、设施出现非人为性损坏,要及时向宿舍管理员反映登记,然后向行政处申请。
    6、午休、晚休期间,看电视、开关门等动作应尽量轻微,以免打扰其他教职员工的休息。
    7、宿舍禁止下列行为,给予严惩,情节严重者取消其居住资格:
    蓄意破坏宿舍物品或设施
    在宿舍恶意赌博,斗殴,酗酒
    擅自将房间转租或借予他人使用
    经常扰乱宿舍正常生活秩序,屡教不改
    有偷窃等不良行为
    未经宿舍管理员同意,擅自留宿非本中心人员。
    8、宿舍内发生突发性事件(火灾、生病等),应及时与宿舍管理员沟通,并向上级领导请示。
    9、宿舍区内禁止饲养动物,走廊、通道等公共场所禁止堆放杂物,其他物品要按指定的位置摆放整齐。
    10、教职员工离职(包括辞职、免职、解职等)即终止宿舍使用权,应于离职之日起三日内,迁离宿舍,不得将宿舍物品、设施带走,不得借故拖延或要求任何补偿。
    11、职员应于宿舍规定的时间之前返回。如有加班出差等活动,回来较晚,须提前由部门领导通知宿舍管理员,备案登记。
    12、职员因个人原因未能在规定时间内返回宿舍,不得翻越栏杆进入宿舍,违者罚款。
第七条  宿舍卫生管理
    1、自觉养成良好的社会公德和卫生习惯,保持宿舍内外环境卫生清洁。
    2、宿舍内卫生应定期打扫,大家共同维持宿舍内的整洁;保持室内清洁卫生,注意通风。
    3、宿舍楼道内卫生由学院保洁员负责,每天按时清洁楼道卫生,清理楼道垃圾,保证宿舍楼道的整洁。
第八条  消防安全管理
    1、自觉遵守各项消防安全制度。
    2、不得私自乱拉乱接电线、插座。
    3、离开宿舍时,应及时熄灯,关掉电源。
    4、禁止在宿舍范围内燃放烟花鞭炮。
    5、宿舍电器使用后,要及时切断电源。
    6、出入宿舍要锁好门窗,注意提防盗贼。
第九条  来访出入规定
    1、未经批准的外来人员一律不准进入教职员工宿舍。
    2、进入宿舍的人员必须出示有效证件,并在来登记表上如实填写,并服从宿舍管理员的管理。
    3、不得擅自留宿外人,如有特别情况,须向宿舍管理员说明情况,征得宿舍管理员同意后,方可留宿外人。
附件9:《员工住宿申请审批表》
附件10:《员工宿舍入住通知单》
 

会议管理制度
第一条  目的
为提高公司整体工作效率,使各部门信息充分共享,特制订本制度。
第二条 适用范围
本制度适用于学信。
第三条  会议流程
1、会议通知:
发起人以邮件形式(此邮件需得到发起人所在部门领导确认),于会议召开前24小时至2小时前向需要参会人员发起;临时会议(2小时内)以电话或短信形式通知参会人员。同时填写《会议通知记录表》(附件11)
接到通知人员如不能参加,须向发起人以邮件形式请假,最终以会议发起人的回复邮件为准;临时会议,以短信回复为准。未回复者,视同收到通知并能够准时参加。
2、会议签到:所有参会人员,填写《会议签到表》(附件12),未经批准而缺席会议者按迟到处理,三次以上按旷工处理。
3、会议记录:每次会议结束24小时内,由发起部门整理完成《会议记录表》(附件13),48小时内呈报中心领导、抄送相关部门,并送行政办公室存档管理。必要时上报,并上传学信网站专栏(密件除外)。
第四条  会议形式
1、公司办公周例会
发起、主持与记录:办公会议由综合公室负责召集,总经理主持,总经理未列席会议时,委托副总经理主持。秘书进行会议记录并存档,会议记录年底统一存档。
召开时间:办公会议召开的时间本学期为每周四下午14:00。特殊原因需要延期召开的由公司提前通知。
参加人员:总经理、各部门主管等。
会议内容:部门汇报上周工作目标完成情况,通报下周工作计划。
2、专题办公会
发起、主持与记录:专题会议议题由公司领导或主管部门提出,发起部门领导主持召开、由专题主管部门整理专题会议纪要呈报中心主任。
召开时间:不定时
参加人员:公司领导、专题主管部门 、专题相关部门
会议内容: 研究专题相关的具体事项、解决问题的具体办法及部门分工情况。
3、全体教职工会
发起、主持与记录:全体会议由综合办公室负责召集,总经理主持。秘书进行会议记录,会议记录年底统一存档。
召开时间:半年期末
参加人员:全院职工
会议内容:总结本学期工作布置下学期工作等。
第五条  会议原则
1、讲求实效:
中心各类会议都要本着讲求实效的原则,会议要做到议题明确、准备充分、提高质量。决策性会议会前要认真调研,充分沟通,会上以决策为主,不作过多讨论;传达贯彻上级会议或文件精神的会议,有材料的要按照材料传达,没有材料的要尽量保持原貌,重点强调结合实际贯彻落实的意见和要求;工作部署性会议要围绕中心,突出重点,明确要求,注重务实。
2、精简会议:
要本着减少数量、控制规格、控制规模的原则,大力精简各类会议。减少中心全体性会议数量,从严控制各类业务会议,内容相近的多个会议,应该合并或连续召开;可到现场解决的问题,一律不开会;必须开的,尽量缩短会议时间、缩小与会人员范围;必须邀请中心领导参加的,原则上只请主管领导参加;应由负责具体工作同志参加的,原则上不要求各系部、各部门领导参加。
3、压缩时间:
会议要明确时间,中心办公会议一般不超过30分钟,各类业务会议一般不超过60分钟。
4、注重节约:
会议要勤俭节约,严禁铺张浪费,邀请中心领导参加会议禁止使用请柬。会议一律电话或邮件通知。要充分利用现代化手段改革会议形式。
5、参加会议人员要遵守保密规定,对不宜公开或暂不能公开的内容均应严守秘密,不得随意扩散。
附件11:《会议通知记录表》
附件12:《会议签到表》
附件13:《会议记录表》
 
文件收发管理制度
第一条  目的
为了使行文、收发文处理规范化,确保收发文件得到有效管理, 特制定本制度:。
第二条  适用范围本制度适用中心所收发的所有文件。
第三条  行文
1、凡以我中心名义上报或下发的文件(报告、请示、纪要、通知、函件等),由承办处室拟稿,经处室负责人、分管领导初审后,送行政办公室核稿,经中心办公室核稿后送主管领导签发。重要文件需由主管领导审核,中心主任签发。联合行文必须同时送有关单位领导会签,方可发出。
2、经领导签发的文稿交综合办公室统一登记、分类编号。由综合办公室打印、校对、装订,上行文由中心办公室发送并催办,平行文和下行文由拟稿处室分发。
3、行文规则参照《国家行政机关公文处理办法》有关规定执行,行文流程按院办公处理系统流程进行。
第四条  收文处理
1、所有发至我中心的公文(含传真件公文和附有领导的批示或上级部门转我中心处理的公文),由综合办公室统一签收、登记、编号,原件存档,复印件送中心领导阅示或送有关处室办理,同时填写《文件收发记录表》(附件14)
2、文件按阅件、办件进行分类:
文件管理员根据文件内容和规定的传阅范围,提出办文意见,送中心领导批示或交有关处室阅办。需要办理的公文,经请示中心领导后办理,办公室根据文件内容、领导批示予以催办:
传阅的文件,交给有关人员签字传阅,传阅完毕,收回存档。
发交办的文件,交经办人签收,如果找不到相关人员,可及时电话联系,如属重要文件,应定期收回,要按规定上报、清退。
各部门办理的公文,应送主办部门,紧急文件先办后阅,办理与传阅同时进行。
对急办件,办公室应立即将文件送交中心领导批阅。领导不在时,办公室应根据文件内容及时限要求,交相关业务处室或人员办理。事后及时向中心领导汇报并做好督办工作。
各部门来文有限制日期要求的,应及时催办,发现问题,及时汇报。
3、一般公文通过校园网办理和传阅。保密文件一律由办公室专人传送。
4、凡外出开会、学习带回的文件及材料原件须交办公室登记存档。
第五条  保密文件收发管理
1、保密资料统一由本校保密员收发、传递、清退和销毁,并严格把好收发关、传阅关、清退关“三关”。
2、制发文件时,经办人要根据文件、资料的内容和定密范围,标明密级、保密期限,确定发送范围、数量,送院领导审批后印发。
3、保密文件、保密资料必须在办公室内进行传阅,未经批准不得擅自扩大传阅范围;不准擅自复印或抄录保密文件,不得将文件带出办公室;确因工作需要携带外出的,需经中心领导批准,并要妥善保管。
4、复印保密文件、保密资料必须严格履行审批登记手续。严禁将保密文件、保密资料拿到社会上营业性场所复印。
5、借阅保密文件、保密资料须按阅读范围借用,并办理登记、签字手续。用完后,要及时归还。
6、对保密文件、保密资料要定期清查,一般每季度清查一次。年终进行全面清查、核对,发现欠缺要及时追查,防止丢失。
7、销毁保密文件、保密资料时,必须登记造册,经主管领导批准,在指定的地点处理,严禁将文件出卖给废品收购站。
第六条  文件的保存
1、对每一号文件必需将两份文件原件及文件发放记录按照文件编号顺序完整保存。
2、对处理完的文件要及时整理,按照规范要求和时间顺序归档,保证应归档的文件材料齐全。中心对外的公文信函等一切文件,必须统一经由行政处存档记录后报送。
3、每月25日,由行政办公室文件管理员对本月收发文件进行整理、并与相关部门进行核对,结果上报行政处负责人。
附件14:《文件收发记录表》

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